Jako przedsiębiorcy musimy najpierw nauczyć się, jak radzić sobie z kilkoma zadaniami i projektami naraz. Dotyczy to zwłaszcza pierwszych lat działalności, kiedy założyciel jest odpowiedzialny za produkcję, sprzedaż, a nawet płacenie podatków. Albo w czasach kryzysu, takich jak obecny, kiedy trzeba ściśle współpracować ze wszystkimi obszarami firmy.
Wielozadaniowość jest wprawdzie osiągnięciem, ale ma też wiele wad. Jednym z nich jest stres, jaki wywołuje, oraz trudności w zwracaniu uwagi na to, co robimy w danej chwili. To nie tylko zwiększa prawdopodobieństwo popełnienia błędów, ale także powoduje ogromne wyczerpanie fizyczne i psychiczne. Rzeczywistość jest taka, że nawet jeśli zaczniesz delegować niektóre zadania, to w krótkim czasie możesz nie być w stanie zmienić tej sytuacji. Dlatego dziś chcemy podzielić się z Wami kilkoma wskazówkami, które pomogą Wam podejmować lepsze decyzje i lepiej zarządzać czasem, aby być bardziej skoncentrowanym.
Wskazówka #1 Rozpocznij każdy tydzień i każdy dzień od planu
Jeśli w ciągu dnia pracy poświęcasz swój czas tylko na rozwiązywanie bieżących lub pilnych spraw, które się pojawiają (np. odpowiadanie na każdy e-mail, który w danej chwili otrzymujesz, lub zapłacenie rachunku, który jest zaległy od kilku dni), to będziesz działać w sposób reaktywny, a nie strategiczny. Aby skupić się na jednym projekcie, trzeba przede wszystkim mieć pewność, że nie ma niczego, co nie może doczekać się rozwiązania. Planuj więc każdy dzień i tydzień pracy, planuj z wyprzedzeniem zadania, których nie można odłożyć na później, i zawsze pamiętaj, jakie są priorytety rozwoju firmy. Możesz też zapoznać się ze sprawdzonymi sposobami zarobków, dzięki którym możesz zarządzać swoim życiem zawodowym jeszcze lepiej.
Wskazówka #2 Pracuj w blokach czasowych
Po zapoznaniu się z planem pracy na dany dzień, podziel go na bloki czasowe, aby poświęcić się jednemu zadaniu, np. pracy nad wyceną lub przeglądowi poprawek do planu marketingowego. Ze świeżym umysłem zacznij od tych projektów, które są bardziej kreatywne, wymagają większej dbałości o szczegóły lub wymagają zatwierdzenia przez kogoś innego jeszcze tego samego dnia. Godziny popołudniowe poświęć na bardziej zautomatyzowane zadania, takie jak sprawdzanie i odpowiadanie na e-maile lub koordynowanie spotkań z zespołem w ciągu tygodnia.
Wskazówka #3 Zorganizuj swoją przestrzeń
Jeśli naprawdę chcesz się skupić na ważnym projekcie, musisz zbudować wokół siebie mur ochronny, aby nie przeszkadzano Ci przez cały czas. Co możesz zrobić, aby to osiągnąć? Na przykład powiedz swojej asystentce, że nie będziesz odbierać żadnych telefonów i nikt nie będzie mógł przyjść do Twojego biura przez najbliższe dwie godziny, chyba że będzie to nagły wypadek. Możesz też zaplanować automatyczną odpowiedź w wiadomości e-mail, aby poinformować innych, że nie będziesz sprawdzać wiadomości do następnego dnia.
Wskazówka #4 Poświęć jedną godzinę dziennie na monitorowanie pracy swojego zespołu.
Dla właściciela firmy delegowanie zadań jest niezbędne, aby móc pracować w sposób bardziej zorganizowany, mieć czas na planowanie i widzieć całościowy obraz funkcjonowania firmy. Bardzo ważne jest, abyś uczestniczył w określaniu celów i procesów, a także abyś okresowo spotykał się z każdym zespołem i analizował postępy oraz trudności, jakie pojawiają się na drodze do ich osiągnięcia. Takie działania można podejmować osobiście, podczas spotkań w firmie. Lub, w czasach telepracy, za pomocą platform do zarządzania projektami, takich jak Tello, Asana czy Slack.
