Organizacja zbiórki charytatywnej to szlachetne przedsięwzięcie, które wymaga nie tylko dobrych intencji, ale również znajomości przepisów prawnych. Niezależnie czy planujesz sprzedaż cegiełek czy zbiórkę do puszek, musisz działać zgodnie z prawem, by uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji. W tym poradniku dowiesz się, jak krok po kroku zorganizować legalną zbiórkę pieniędzy, jakie formalności musisz spełnić i jakich błędów unikać.
Rodzaje zbiórek charytatywnych i ich regulacje prawne
W Polsce zbiórki charytatywne podlegają różnym przepisom w zależności od ich charakteru i organizatora. Wyróżniamy:
- Zbiórki publiczne – organizowane w miejscach publicznych, gdzie zbierane są datki w gotówce lub w naturze
- Zbiórki niepubliczne – organizowane np. w internecie, wśród znajomych czy w zamkniętych społecznościach
- Sprzedaż cegiełek – forma zbiórki połączona z przekazaniem darczyńcy symbolicznego przedmiotu w zamian za wsparcie
Podstawowym aktem prawnym regulującym zbiórki publiczne jest ustawa z dnia 14 marca 2014 r. o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych. Określa ona zasady organizacji i przeprowadzania zbiórek publicznych oraz sposób sprawozdawania ich wyników.
Pamiętaj, że zbiórką publiczną jest zbieranie ofiar w gotówce lub w naturze w miejscu publicznym na określony cel. Zbiórki internetowe, SMS-owe czy wpłaty na konto nie są traktowane jako zbiórki publiczne i nie podlegają zgłoszeniu.
Jak legalnie zorganizować zbiórkę publiczną
Organizacja zbiórki publicznej wymaga spełnienia kilku kluczowych formalności:
- Określ precyzyjnie cel zbiórki – musi być zgodny z prawem i interesem społecznym
- Zgłoś zbiórkę na portalu zbiorki.gov.pl – wypełnij elektroniczny formularz z wszystkimi wymaganymi danymi
- Poczekaj na potwierdzenie zgłoszenia – zwykle otrzymasz je natychmiast po wypełnieniu formularza
- Wydrukuj i okaż potwierdzenie zgłoszenia w razie kontroli podczas przeprowadzania zbiórki
- Po zakończeniu zbiórki złóż sprawozdanie z jej wyników w terminie 30 dni od daty zakończenia
- Złóż sprawozdanie z rozdysponowania zebranych środków w ciągu roku od zakończenia zbiórki
Zgłoszenie zbiórki publicznej jest całkowicie bezpłatne i nie wymaga żadnych opłat skarbowych, co znacznie ułatwia proces organizacji.
Kto może organizować zbiórki publiczne
Zgodnie z przepisami, zbiórki publiczne mogą organizować wyłącznie podmioty zbiorowe, takie jak:
- Organizacje pozarządowe (fundacje, stowarzyszenia)
- Komitety społeczne powołane specjalnie w celu przeprowadzenia zbiórki
- Organizacje kościelne i wyznaniowe
- Stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego
Osoba fizyczna nie może samodzielnie organizować zbiórki publicznej. Jeśli nie działasz w ramach istniejącej organizacji, musisz utworzyć komitet społeczny.
Jak utworzyć komitet społeczny
- Zbierz co najmniej 3 osoby pełnoletnie, które podzielają twój cel charytatywny
- Sporządźcie akt założycielski komitetu (wzór dokumentu jest dostępny na stronie zbiorki.gov.pl)
- W akcie dokładnie określcie cel zbiórki, dane osobowe wszystkich członków komitetu i adres korespondencyjny
- Wybierzcie reprezentanta komitetu, który będzie odpowiedzialny za kontakt z urzędami i formalności
Komitet społeczny nie wymaga rejestracji w KRS ani żadnym innym rejestrze. Jego utworzenie jest proste i bezpłatne, a jedynym dokumentem potwierdzającym jego istnienie jest akt założycielski.
Sprzedaż cegiełek – zasady i wymogi prawne
Sprzedaż cegiełek to popularna forma zbierania funduszy, ale z perspektywy prawnej jest to transakcja sprzedaży, a nie darowizna. Oznacza to dodatkowe obowiązki podatkowe i formalności, które musisz spełnić:
- Ustal wartość cegiełki – powinna być adekwatna do wartości przekazywanego przedmiotu
- Przygotuj cegiełki z wyraźną informacją o celu zbiórki i organizatorze
- Pamiętaj o obowiązkach podatkowych – sprzedaż cegiełek podlega opodatkowaniu VAT
- Prowadź szczegółową ewidencję sprzedanych cegiełek z datami i kwotami
- Wydawaj paragony lub faktury zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi
Organizacje pożytku publicznego mogą korzystać ze zwolnień podatkowych przy sprzedaży cegiełek, jeśli cały dochód przeznaczony jest na realizację celów statutowych organizacji.
Jak prawidłowo prowadzić zbiórkę z puszkami
Zbiórka do puszek to klasyczna forma zbiórki publicznej, która wymaga przestrzegania określonych zasad bezpieczeństwa i transparentności:
- Każda puszka musi być odpowiednio zabezpieczona i oznakowana (nazwa organizatora, numer zbiórki, cel)
- Wolontariusze muszą posiadać widoczne identyfikatory z informacją o zbiórce i organizatorze
- Puszki należy otworzyć komisyjnie (w obecności co najmniej 2 osób) po zakończeniu zbiórki
- Z otwarcia każdej puszki należy sporządzić protokół zawierający datę, miejsce, zebraną kwotę i podpisy osób obecnych
- Zebrane środki należy niezwłocznie wpłacić na wydzielony rachunek bankowy zbiórki
Pamiętaj o bezpieczeństwie zebranych środków. Puszki powinny być solidnie zabezpieczone, a po zbiórce przechowywane w bezpiecznym miejscu do czasu komisyjnego otwarcia. Nigdy nie pozostawiaj puszek bez nadzoru.
Najczęstsze błędy przy organizacji zbiórek i jak ich uniknąć
Organizując zbiórkę, unikaj tych typowych błędów, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych:
- Brak zgłoszenia zbiórki publicznej – grozi karą grzywny, a nawet ograniczeniem wolności
- Niezłożenie sprawozdań w ustawowym terminie – może skutkować zakazem organizacji kolejnych zbiórek
- Przeznaczenie zebranych środków na inny cel niż deklarowany – to złamanie prawa i nadużycie zaufania darczyńców
- Brak odpowiedniego oznakowania puszek i identyfikatorów wolontariuszy – podważa wiarygodność zbiórki
- Nierzetelna dokumentacja zebranych środków – utrudnia rozliczenie i może budzić podejrzenia o nieprawidłowości
Prowadź dokładną dokumentację każdego etapu zbiórki – od zgłoszenia, przez zbieranie środków, po ich rozdysponowanie. Przechowuj wszystkie dokumenty przez co najmniej 5 lat. To pomoże uniknąć problemów w przypadku kontroli i buduje zaufanie darczyńców.
Alternatywne metody zbierania funduszy
Jeśli procedury związane ze zbiórką publiczną wydają się zbyt skomplikowane, rozważ inne legalne metody zbierania funduszy na cele charytatywne:
- Zbiórki internetowe na platformach crowdfundingowych (np. siepomaga.pl, zrzutka.pl, pomagam.pl)
- Przekazywanie 1,5% podatku (dostępne dla organizacji posiadających status pożytku publicznego)
- Darowizny wpłacane bezpośrednio na konto organizacji – darczyńcy mogą odliczyć je od podatku
- SMS-y charytatywne (wymagają współpracy z operatorami telekomunikacyjnymi i uzyskania zgód)
- Organizacja wydarzeń charytatywnych (koncertów, aukcji, biegów, pikników)
Te formy nie są traktowane jako zbiórki publiczne i nie wymagają zgłoszenia na portalu zbiorki.gov.pl, ale nadal podlegają ogólnym przepisom prawa, w tym podatkowym i księgowym.
Organizacja legalnej zbiórki charytatywnej wymaga starannego przygotowania i przestrzegania procedur. Pamiętaj, że transparentność i zgodność z prawem budują zaufanie darczyńców, co przekłada się na skuteczność zbiórki. Informuj darczyńców o postępach w realizacji celu i sposobie wykorzystania zebranych środków. Działając zgodnie z przedstawionymi wskazówkami, możesz skutecznie zbierać fundusze na szlachetne cele, jednocześnie unikając problemów prawnych i budując pozytywny wizerunek swojej inicjatywy.
O autorze
