Wzory dokumentów WZ: Pobierz darmowy druk WZ w formacie PDF lub Excel

Dokument WZ (Wydanie Zewnętrzne) to kluczowy element dokumentacji w procesie sprzedaży i logistyki, potwierdzający wydanie towaru z magazynu. Prawidłowo wypełniony druk WZ stanowi podstawę do wystawienia faktury oraz jest dowodem przekazania towaru odbiorcy.

Poprawnie przygotowany dokument WZ powinien zawierać dane identyfikacyjne sprzedawcy i nabywcy, w tym pełne nazwy firm, adresy oraz numery NIP. Niezbędne jest również umieszczenie szczegółowej specyfikacji wydawanych towarów – ich nazw, ilości, jednostek miary oraz numerów katalogowych, jeśli są stosowane.

Ważnym elementem dokumentu jest data wydania towaru oraz numer dokumentu, który powinien być zgodny z przyjętym w firmie systemem numeracji. Dokument WZ musi zawierać również podpisy osób odpowiedzialnych – osoby wydającej towar, osoby odbierającej oraz kierowcy, jeśli towar jest transportowany.

Poniżej prezentujemy gotowy do wykorzystania wzór dokumentu WZ, który możesz pobrać w formacie PDF lub dostosować w arkuszu Excel do potrzeb swojej firmy.

Jak prawidłowo wypełnić dokument WZ?

Dokument WZ, choć wydaje się prosty, wymaga dokładności przy wypełnianiu. Każdy błąd może prowadzić do nieporozumień w rozliczeniach z klientem lub problemów podczas kontroli skarbowej. Poniżej przedstawiamy najważniejsze elementy, na które należy zwrócić uwagę:

Dane identyfikacyjne firm

Zarówno dane sprzedawcy, jak i nabywcy muszą być kompletne i zgodne ze stanem faktycznym. Należy podać pełne nazwy firm (zgodne z dokumentami rejestrowymi), dokładne adresy oraz numery NIP. Błędy w tych danych mogą skutkować odrzuceniem dokumentu przez księgowość lub problemami podczas ewentualnej kontroli.

Numeracja dokumentów

Każdy dokument WZ powinien mieć unikalny numer, zgodny z przyjętym w firmie systemem numeracji. Najczęściej stosuje się format: WZ/ROK/MIESIĄC/NUMER, np. WZ/2023/05/0001. Konsekwentne stosowanie jednolitej numeracji ułatwia archiwizację i wyszukiwanie dokumentów.

Specyfikacja towarów

Ta część dokumentu wymaga szczególnej staranności. Dla każdej pozycji należy podać:

• Dokładną nazwę towaru – identyczną jak w systemie magazynowym i na fakturze
• Indeks lub kod produktu – ułatwiający identyfikację w systemie
• Jednostkę miary – sztuki, kilogramy, metry, opakowania itp.
• Ilość wydawanego towaru – zgodną ze stanem faktycznym
• Ewentualne uwagi dotyczące stanu, kompletności lub specyficznych cech produktu

Daty i podpisy

Na dokumencie WZ należy umieścić dwie kluczowe daty: datę wystawienia dokumentu oraz datę faktycznego wydania towaru. Daty te mogą, ale nie muszą być tożsame. Równie istotne są podpisy osób uczestniczących w procesie wydania towaru:

• Osoba wydająca towar – pracownik magazynu odpowiedzialny za przygotowanie zamówienia
• Osoba odbierająca – przedstawiciel klienta lub osoba upoważniona do odbioru
• Kierowca – jeśli towar jest dostarczany transportem

Brak któregokolwiek z podpisów może podważyć wiarygodność dokumentu w przypadku reklamacji lub sporów dotyczących dostawy.

Uwagi dodatkowe

Sekcja uwag dodatkowych służy do zapisania istotnych informacji o stanie towaru, warunkach jego przechowywania lub innych ważnych kwestiach związanych z wydaniem. Jest to miejsce, gdzie warto odnotować wszelkie odstępstwa od standardowych procedur lub specjalne warunki dostawy.

Znaczenie dokumentu WZ w obiegu dokumentów firmowych

Dokument WZ pełni kilka istotnych funkcji w systemie dokumentacji firmowej:

• Potwierdza fizyczne wydanie towaru – stanowi dowód, że określone produkty opuściły magazyn
• Stanowi podstawę do wystawienia faktury – szczególnie gdy faktura jest wystawiana po wydaniu towaru
• Ułatwia kontrolę stanów magazynowych – pozwala na bieżąco monitorować przepływ towarów
• Pomaga w rozstrzyganiu ewentualnych reklamacji – dokumentuje stan i ilość wydanego towaru
• Wspiera procesy logistyczne – dostarcza informacji potrzebnych do planowania transportu i dostaw

Prawidłowo prowadzona dokumentacja WZ znacząco usprawnia zarządzanie magazynem i pomaga uniknąć nieporozumień z klientami. Warto zainwestować czas w dokładne wypełnianie tych dokumentów, ponieważ przekłada się to na efektywność całego procesu sprzedaży.

Różnice między dokumentem WZ a innymi dokumentami magazynowymi

Dokument WZ często bywa mylony z innymi dokumentami stosowanymi w gospodarce magazynowej. Warto znać podstawowe różnice:

• WZ vs. Faktura – WZ dokumentuje fizyczne wydanie towaru, podczas gdy faktura jest dokumentem księgowym potwierdzającym sprzedaż
• WZ vs. PZ (Przyjęcie Zewnętrzne) – WZ dotyczy wydania towaru z magazynu, PZ dokumentuje przyjęcie towaru do magazynu
• WZ vs. MM (Przesunięcie Międzymagazynowe) – WZ dotyczy wydania towaru na zewnątrz firmy, MM dokumentuje przemieszczenie towaru między magazynami tej samej firmy
• WZ vs. List przewozowy – WZ jest dokumentem magazynowym, list przewozowy dotyczy procesu transportu

Znajomość specyfiki każdego z tych dokumentów pozwala uniknąć błędów w dokumentacji i zapewnia sprawny obieg informacji w firmie.

Elektroniczne dokumenty WZ – nowoczesne rozwiązanie dla biznesu

W dobie cyfryzacji coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie elektronicznych dokumentów WZ. Takie rozwiązanie oferuje liczne korzyści:

• Oszczędność czasu – automatyczne generowanie dokumentów eliminuje potrzebę ręcznego wypełniania
• Minimalizacja błędów – dane są pobierane bezpośrednio z systemu, co eliminuje pomyłki przy przepisywaniu
• Łatwiejsze archiwizowanie – dokumenty elektroniczne zajmują mniej miejsca i są łatwiejsze do przeszukiwania
• Integracja z systemami ERP – możliwość automatycznego aktualizowania stanów magazynowych i generowania faktur
• Ekologia – ograniczenie zużycia papieru i tonera

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów WZ wymaga odpowiedniego oprogramowania i często reorganizacji procesów, ale w dłuższej perspektywie przynosi znaczące oszczędności i zwiększa efektywność pracy.

Niezależnie od tego, czy korzystasz z tradycyjnych papierowych dokumentów WZ, czy z ich elektronicznych odpowiedników, pamiętaj o dokładności i kompletności przy ich wypełnianiu. Prawidłowo przygotowany dokument WZ to podstawa sprawnego procesu logistycznego i zadowolenia klientów.

About the Author

Marcin Konieczny

Administrator

View All Posts