Wypełnianie deklaracji celnych to kluczowy element w procesie wysyłki towarów za granicę. Dla przedsiębiorców prowadzących działalność międzynarodową, prawidłowe przygotowanie dokumentów celnych jest niezbędne, aby uniknąć opóźnień, dodatkowych kosztów czy nawet zwrotu przesyłki. W tym poradniku krok po kroku wyjaśnimy, jak poprawnie wypełnić deklaracje celne CN22 i CN23, które są wymagane przy wysyłce towarów poza granice Unii Europejskiej.
Czym są deklaracje celne CN22 i CN23?
Deklaracje celne CN22 i CN23 to międzynarodowe dokumenty wymagane przy wysyłce towarów poza granice Unii Europejskiej. Różnią się one zastosowaniem:
- CN22 – stosowana do przesyłek o wartości do 300 EUR (lub równowartości w innej walucie)
- CN23 – wymagana dla przesyłek o wartości przekraczającej 300 EUR lub paczek o wadze powyżej 2 kg
Prawidłowe wypełnienie tych dokumentów zapewnia sprawną odprawę celną i dostarcza niezbędnych informacji służbom celnym kraju docelowego.
Pamiętaj: Brak lub nieprawidłowo wypełniona deklaracja celna może skutkować zatrzymaniem przesyłki na granicy, naliczeniem dodatkowych opłat celnych lub nawet zwrotem przesyłki do nadawcy.
Kiedy stosować deklarację CN22, a kiedy CN23?
Wybór odpowiedniej deklaracji zależy od kilku kluczowych czynników:
1. Wartość przesyłki:
– Do 300 EUR – CN22
– Powyżej 300 EUR – CN23
2. Waga przesyłki:
– Do 2 kg – CN22 (jeśli wartość nie przekracza 300 EUR)
– Powyżej 2 kg – CN23
3. Rodzaj przesyłki:
– Listy, dokumenty, małe paczki – CN22
– Duże paczki, przesyłki kurierskie – CN23
Jak poprawnie wypełnić deklarację CN22?
Deklaracja CN22 jest prostszym dokumentem, który zawiera podstawowe informacje o przesyłce. Oto jak ją wypełnić krok po kroku:
1. Zaznacz odpowiedni kwadrat określający zawartość przesyłki (Gift – prezent, Documents – dokumenty, Commercial sample – próbka handlowa, Other – inne).
2. Podaj szczegółowy opis zawartości przesyłki w języku angielskim lub języku akceptowanym w kraju docelowym. Bądź precyzyjny – zamiast „elektronika” napisz np. „słuchawki bezprzewodowe”.
3. Wpisz ilość każdego rodzaju towaru – dokładną liczbę sztuk.
4. Podaj wagę każdego rodzaju towaru w kilogramach, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
5. Wpisz wartość każdego rodzaju towaru (z określeniem waluty, najlepiej EUR lub USD). Podaj rzeczywistą wartość – zaniżanie jest niezgodne z prawem.
6. Wpisz kraj pochodzenia towarów (Country of origin) – kraj, w którym towary zostały wyprodukowane.
7. Oblicz i wpisz łączną wagę i wartość wszystkich towarów w przesyłce.
8. Podpisz deklarację i wpisz datę. Brak podpisu może skutkować odrzuceniem przesyłki.
Wskazówka: Zawsze używaj długopisu i pisz drukowanymi literami, aby zapewnić czytelność dokumentu. Unikaj skreśleń i poprawek, które mogą wzbudzić podejrzenia służb celnych.
Jak poprawnie wypełnić deklarację CN23?
Deklaracja CN23 jest bardziej rozbudowana i wymaga podania szczegółowych informacji. Oto instrukcja wypełniania:
1. Dane nadawcy: Wpisz pełne dane firmy, w tym nazwę, adres, kod pocztowy, miasto, kraj oraz numer telefonu. Upewnij się, że dane kontaktowe są aktualne.
2. Dane odbiorcy: Podaj kompletne dane odbiorcy, w tym nazwę firmy (jeśli dotyczy), adres, kod pocztowy, miasto, kraj oraz numer telefonu. Sprawdź poprawność adresu przed wysyłką.
3. Szczegóły przesyłki:
– Zaznacz rodzaj przesyłki (Gift, Documents, Commercial sample, Return goods, Other)
– W przypadku zaznaczenia „Other” – określ dokładnie rodzaj zawartości
4. Szczegółowy opis zawartości:
– Podaj dokładny opis każdego przedmiotu w języku angielskim
– Wpisz ilość każdego rodzaju towaru
– Podaj wagę netto każdego rodzaju towaru w kg
– Wpisz wartość każdego przedmiotu
– Wskaż kraj pochodzenia towarów
5. Taryfa celna (HS): Jeśli znasz kod taryfy celnej (HS), wpisz go w odpowiednim polu. Kody te klasyfikują towary w międzynarodowym handlu i znacząco przyspieszają odprawę celną.
6. Łączna waga i wartość: Oblicz i wpisz łączną wagę brutto i wartość całej przesyłki. Upewnij się, że suma zgadza się z wcześniej podanymi wartościami.
7. Dokumenty dodatkowe: Jeśli dołączasz faktury, licencje, świadectwa pochodzenia lub inne dokumenty, zaznacz odpowiednie pole i upewnij się, że są one fizycznie dołączone do przesyłki.
8. Numer licencji/certyfikatu: Jeśli wysyłane towary wymagają specjalnych licencji lub certyfikatów, wpisz ich numery. Jest to szczególnie ważne przy wysyłce produktów regulowanych.
9. Numer faktury: Wpisz numer faktury dołączonej do przesyłki (jeśli dotyczy). Faktura handlowa jest często wymagana dla przesyłek komercyjnych.
10. Uwagi: Możesz dodać dodatkowe informacje istotne dla odprawy celnej, np. informacje o zwolnieniach z cła.
11. Podpis i data: Złóż czytelny podpis i wpisz datę wypełnienia deklaracji. Deklaracja bez podpisu jest nieważna.
Najczęstsze błędy przy wypełnianiu deklaracji CN23
1. Nieprecyzyjny opis towarów – zbyt ogólne określenia jak „próbki”, „części” czy „elektronika” mogą budzić wątpliwości służb celnych i prowadzić do zatrzymania przesyłki do kontroli.
2. Zaniżanie wartości towarów – praktyka ta jest niezgodna z prawem i może skutkować karami finansowymi, a nawet konfiskatą towaru. Zawsze deklaruj rzeczywistą wartość rynkową.
3. Brak kodu HS – choć nie zawsze jest wymagany, jego podanie znacząco przyspiesza odprawę celną i zmniejsza ryzyko błędnej klasyfikacji przez służby celne.
4. Niekompletne dane nadawcy lub odbiorcy – brak numeru telefonu czy niepełny adres może opóźnić dostawę lub uniemożliwić kontakt w razie problemów.
5. Niepodpisanie deklaracji – brak podpisu czyni dokument nieważnym i może skutkować zwrotem przesyłki.
Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców
1. Przygotuj szablony: Stwórz gotowe szablony deklaracji CN22 i CN23 z danymi Twojej firmy, aby przyspieszyć proces wypełniania. Możesz przygotować oddzielne szablony dla różnych typów produktów.
2. Przechowuj kopie: Zawsze zachowuj kopie wypełnionych deklaracji celnych przez minimum 5 lat – mogą być potrzebne do celów podatkowych, kontroli skarbowych lub w przypadku reklamacji.
3. Korzystaj z kodów HS: Poznaj kody taryfy celnej (HS) dla najczęściej wysyłanych przez Ciebie towarów. Możesz je sprawdzić na stronie Komisji Europejskiej lub skonsultować z brokerem celnym. Właściwe kody znacząco przyspieszają odprawę celną.
4. Dołączaj faktury handlowe: Dla przesyłek komercyjnych zawsze dołączaj fakturę handlową, która potwierdza wartość towarów. Umieść ją w przezroczystej kopercie na zewnątrz paczki.
5. Sprawdź ograniczenia: Przed wysyłką upewnij się, że dane towary mogą być legalnie importowane do kraju docelowego. Niektóre produkty mogą podlegać ograniczeniom lub zakazom. Szczególną uwagę zwróć na produkty spożywcze, leki, kosmetyki i elektronikę.
Uwaga: Przepisy celne różnią się w zależności od kraju docelowego. Przed wysyłką warto sprawdzić szczegółowe wymogi na stronach ambasady danego kraju lub skonsultować się z operatorem pocztowym/kurierskim. Niektóre kraje mają specyficzne wymagania dokumentacyjne.
Elektroniczne deklaracje celne
Wielu operatorów pocztowych i firm kurierskich oferuje obecnie możliwość elektronicznego wypełniania deklaracji celnych, co znacząco usprawnia proces:
1. Platformy online: Większość firm kurierskich (DHL, UPS, FedEx) udostępnia narzędzia online do generowania deklaracji celnych. Systemy te często automatycznie sprawdzają poprawność wprowadzonych danych.
2. Integracja z systemami e-commerce: Jeśli prowadzisz sklep internetowy, rozważ integrację z systemami automatycznie generującymi dokumenty celne. Popularne platformy jak Shopify, WooCommerce czy PrestaShop oferują takie rozwiązania.
3. Aplikacje mobilne: Niektórzy operatorzy oferują aplikacje mobilne umożliwiające wypełnianie deklaracji celnych, co jest szczególnie przydatne dla małych przedsiębiorców.
Korzystanie z elektronicznych deklaracji zmniejsza ryzyko błędów, przyspiesza proces odprawy celnej i często pozwala na śledzenie statusu odprawy celnej w czasie rzeczywistym. Systemy elektroniczne automatycznie weryfikują poprawność wprowadzonych danych, co minimalizuje ryzyko błędów formalnych.
Podsumowanie
Prawidłowe wypełnienie deklaracji celnych CN22 i CN23 jest kluczowym elementem w międzynarodowej wymianie handlowej. Dokładne i rzetelne podanie wszystkich wymaganych informacji zapewnia sprawną odprawę celną i minimalizuje ryzyko opóźnień czy dodatkowych kosztów.
Pamiętaj, że:
– CN22 stosujemy dla przesyłek o wartości do 300 EUR i wadze do 2 kg
– CN23 używamy dla przesyłek droższych lub cięższych
– Precyzyjny opis zawartości jest kluczowy dla sprawnej odprawy celnej
– Warto zachowywać kopie deklaracji dla celów dokumentacyjnych
– Podawanie rzeczywistej wartości towarów jest obowiązkowe i chroni przed konsekwencjami prawnymi
– W razie wątpliwości zawsze można skonsultować się z operatorem pocztowym lub firmą kurierską
Stosowanie się do powyższych wskazówek pozwoli Ci usprawnić proces wysyłki międzynarodowej i uniknąć niepotrzebnych komplikacji, oszczędzając czas i pieniądze Twojej firmy.
